HR krijgt elke dag van alles binnen: een nieuw rekeningnummer, een ziektebriefje, een attest, feedback en een nieuwe collega. In deze film zie je hoe Sarah haar dag doorkomt met een HR-agent die meewerkt: de agent zet alles klaar, Sarah beslist.
“Mijn rekeningnummer is veranderd, kan je dat aanpassen?”
“Ik heb mijn ziektebriefje op je bureau gelegd.”
“Welke versie van de feedback is nu de laatste?”
Bij HR komt alles binnen via mail, papier, losse documenten en de gang. Wat er moet gebeuren, staat in een Excel of in iemands hoofd. Wie iets nodig heeft, moet eerst zoeken.
Sofie spreekt haar nieuwe rekeningnummer in bij de HR-agent. De agent controleert het nummer en zet de wijziging klaar; HR keurt goed en de personeelsfiche is meteen bijgewerkt. David, die ziek is, laadt een foto van zijn ziektebriefje op: de afwezigheid staat in de planning en zijn leidinggevende weet het.
Het opleidingscentrum mailt een EHBO-attest. De agent leest het uit, zet het in het opleidingsregister met de vervaldatum en plant zelf een herinnering voor de herhaling. Een attest vervalt niet meer ongemerkt.
De feedback van leidinggevende en medewerker legt de agent naast elkaar, als voorbereiding op het gesprek, en alles blijft vertrouwelijk. Eén zin aan de agent volstaat om de onboarding van een nieuwe collega te starten, met taken voor HR, IT en office.
Je legt zelf vast wat de HR-agent doet en wat altijd bij HR blijft. Zo gaat er minder tijd naar papierwerk, en meer naar mensen.
Ze vragen het gewoon aan de agent, in hun eigen woorden, met tekst, spraak of een foto, en krijgen meteen een bevestiging.
Alles staat klaar om goed te keuren. Niets blijft liggen, en elk document zit in het juiste personeelsdossier.
Ze worden verwittigd bij een afwezigheid en krijgen voor elk feedbackgesprek een voorbereiding, vertrouwelijk.
Start met de vraag die je het vaakst krijgt, bijvoorbeeld ziektebriefjes of wijzigingen van persoonsgegevens. Daar win je het snelst tijd, en daarna breid je stap voor stap uit.
Wijzigingen aan loongegevens keurt HR altijd zelf goed. Het doorgeven aan je sociaal secretariaat of loonsoftware is vandaag nog een aparte stap. De afspraken van de HR-agent stellen we samen met jou in.
We tonen in een half uur hoe jouw HR-vragen, documenten en dossiers eruitzien in Offiks.ai, met jouw eigen voorbeelden.
Boek een demo