Van losse tools, mailtjes en Excel naar één omgeving waarin documenten, onboarding, opleidingen en materiaal samenkomen. Zonder IT-afdeling, zonder één regel code.
Ishtar365 geeft ons de structuur die we nodig hadden om onze HR-data écht te benutten. Geen losse tools meer, maar één flexibel platform dat meebeweegt met onze noden, mensen en business.
Tessa VolckaertHR Business Partner bij Spuntini
Spuntini werkt met het platform onder de naam Ishtar365, sinds kort Offiks.ai.
“Onze HR-werking zat verspreid over losse tools, mailtjes en Excelbestanden. De informatie was er wel, maar niet altijd op de juiste plek of op het juiste moment. Naarmate we groeiden, merkten we dat die versnippering ons begon af te remmen. We wilden geen lappendeken van systemen meer, maar één omgeving waarin onze processen logisch samenkomen.”
“Een sprekend voorbeeld is onze preventieadviseur: die moet bij een arbeidsongeval meteen de juiste gegevens kunnen opvolgen — maar enkel díe gegevens, niet het volledige personeelsdossier. Dankzij de fijnmazige rechten ziet vandaag iedereen perfect wat hij of zij mag zien. Niet meer, niet minder. Dat geeft niet alleen rust, het geeft ook vertrouwen.”
“Wanneer iemand bij ons start, zet het systeem automatisch alles in gang: iedereen die een rol speelt in die opstart krijgt zijn eigen taak toegewezen. HR bereidt het dossier voor, IT zorgt voor de accounts en het materiaal, de leidinggevende plant de eerste werkdag in. Niemand moet nog achter de feiten aanlopen of nadenken ‘is er aan alles gedacht?’.”
“Vroeger kroop er ontzettend veel werk in het bijhouden van wie welke opleiding volgde — alleen al om een correcte rapportering te maken, was iemand soms dagen bezig. Nu zien we dat in één oogopslag, en het systeem stuurt automatisch herinneringen wanneer een certificaat dreigt te vervallen.”
“Dat is misschien wel het grootste verschil met andere systemen. Een nieuw proces toevoegen, een workflow aanpassen, rechten instellen — dat doen we gewoon zelf, op het moment dat het nodig is. We zijn niet afhankelijk van een externe partij of een lange wachtlijst telkens er iets moet veranderen. Die zelfstandigheid geeft een heel bevrijdend gevoel.”
“Rust, overzicht en tijd. Onze HR-data is niet langer iets dat we moeten beheren, maar iets dat voor ons werkt. We nemen beslissingen op basis van actuele informatie in plaats van op gevoel. Het mooie is dat het platform meegroeit met ons — en dat we dat helemaal in eigen handen hebben.”
Documenten centraal, rechten fijnmazig, processen uitgeschreven — die structuur is precies wat een agent nodig heeft. Bij Spuntini is dat vandaag dagelijkse kost: data wordt bevraagd in gewone taal, en processen starten zichzelf op.
De preventieadviseur heeft voor een dossier een specifiek gegeven van een medewerker nodig. Vroeger was dat een mail, een zoektocht en wachten. Nu stelt hij de vraag in gewone taal en heeft hij het meteen — precies dat ene gegeven, omdat zijn rol dat toelaat. Niet het volledige personeelsdossier. De rechten die Spuntini instelde, gelden onverkort voor de agent.
Er wordt een fiche voor een nieuwe medewerker aangemaakt. Vanaf dat moment loopt het vanzelf: de onboarding start op en iedereen krijgt zijn taak. En het stopt daar niet — na een vooraf bepaalde termijn zet de agent automatisch de feedbackgesprekken klaar voor de leidinggevende. Niemand moet daar nog aan denken.
Aangevuld met fijnmazige toegangsrechten, onder meer voor QHSE en preventie, en volledig no-code zelfbeheer.
Spuntini bouwde het zelf, zonder IT-afdeling. We tonen je graag in een half uur hoe dat er voor jouw organisatie uitziet.
Boek een demo