“In welk mapje stond dat ook alweer?”
Die vraag kost je elke dag tijd. InVINity ruilde een twintig jaar gegroeide mappenstructuur in voor documenten die je vindt op wat ze zijn — niet op waar ze ooit belandden. Cloud, overal bereikbaar, gekoppeld aan Business Central. En zónder weerstand op de werkvloer.
Twintig jaar mapjes, of één zoekopdracht
De transitie naar cloudbased opslag werd vergemakkelijkt, en ook de acceptatie bij de medewerkers werd versneld. We zijn heel tevreden over de service en de aanpak.
Emmanuel Van der PerreGeneral Manager, InVINity
InVINity werkt met het platform onder de naam Ishtar365, sinds kort Offiks.ai.
Wie is InVINity?
InVINity is invoerder en distributeur van wereldwijnen en sterke dranken, in 2018 ontstaan uit de fusie van Vineplus en Wines and More. Samen brengen die twee meer dan twintig jaar expertise mee.
Een huis dus waar traditie en innovatie elkaar tegenkomen — en waar de administratie moest meegroeien met de ambitie.
Het echte risico zat niet in de techniek
InVINity wilde naar de cloud, en greep die verhuis meteen aan om van de mappenstructuur af te raken. Door de jaren was er telkens een mapje bijgekomen, tot niemand er nog wegwijs in raakte.
Maar de grootste zorg was niet technisch. Gewoon doorwerken op standaard SharePoint zou te veel weerstand geven op de werkvloer — en een systeem dat mensen ontwijken, lost niets op. Daar komt bij dat vertegenwoordigers op de baan overal bij hun documentatie moesten kunnen.
De aanpak: eerst de metadata, dan pas de techniek
Samen met het team van InVINity werd bepaald welke metadata er voor hun werking echt toe doet. Pas daarna kwam het systeem. Documenten worden nu doorzocht en gefilterd op die kenmerken, los van waar ze staan.
Dat blijkt ook de reden waarom het bleef plakken: eenvoudig onderhoud, een implementatie zonder schokken, en een interface waar mensen uit zichzelf mee aan de slag gaan. Verschillende opslagplaatsen en concurrerende versies zijn verleden tijd.
De koppeling die het verschil maakt
De integratie met Microsoft Dynamics 365 Business Central verbindt klant- en leveranciersgegevens rechtstreeks met de documenten. Een contract hangt aan de juiste leverancier, een factuur aan de juiste klant — zonder dat iemand het ernaartoe sleept.
Handmatig overtypen verdwijnt, en alle relevante informatie zit binnen handbereik. Daardoor kan InVINity zich bezighouden met wat telt: uitzonderlijke wijnen en gedistilleerde dranken leveren.
Ook op de baan
“Onze mensen hebben nu steeds van overal toegang tot hun documentatie — heel eenvoudig voor onze vertegenwoordigers op de baan.”
Drie dingen die InVINity vandaag merkt
Geen mappenstructuur meer
Documenten worden gevonden op wat ze zijn, niet op waar ze ooit zijn opgeslagen. Geen “in welk mapje stond dat”-momenten meer.
Overal dezelfde bron
Vertegenwoordigers, kantoor en management werken met dezelfde, juiste documentatie. Eén bron, ongeacht toestel of locatie.
Aanvaard zonder duwen
Door de intuïtieve interface en de eigen metadata stapten medewerkers vlot mee. Geen weerstand, geen schaduwbestanden in OneDrive.
Documenten vindbaar. Werkdag versneld.
Herken je die mappenstructuur? In een half uur tonen we hoe het er voor jouw organisatie uitziet — met je eigen documenten als voorbeeld.
Spreek een expert