Bouw je eigen AI-agents in Offiks.ai, zonder code. Work Agents voeren taken uit volgens jouw procedure. Chat Agents beantwoorden vragen. Elke agent krijgt precies de rechten van een collega in die rol, niet meer.
Jij beschrijft de taak in gewone taal. De agent volgt je procedure, en de uitzonderingen gaan naar de juiste persoon.
Jij bepaalt wat hij doet. Je beschrijft in gewone taal de taak en de procedure die hij volgt. Daarna geef je hem rechten, net zoals bij een nieuwe medewerker: welke lijsten en dossiers hij mag lezen, wat hij mag aanpassen en wie hij mag verwittigen. Hij komt in actie op een vast moment, of zodra er iets gebeurt: een nieuw record, een binnenkomende mail of een statuswijziging.
“Controleer elke vrijdag of…” In gewone taal, zoals je het aan een collega zou uitleggen.
Hij ziet alleen wat hij nodig heeft, net als een mens in die rol.
Hij maakt taken aan, zet signalen en vult velden in. De uitzonderingen gaan naar de juiste persoon.
Controleert of alles volgens de procedure geborgd is: zijn de checklists ingevuld, zijn de handtekeningen gezet en zitten de verplichte documenten in het dossier?
Houdt de ziekmeldingen in het oog. Hij signaleert een ontbrekend doktersattest, frequent kort verzuim of een terugkeergesprek dat nog moet worden ingepland.
Controleert of offertes en orders de afgesproken minimummarge halen. Zakt een marge onder de norm, dan gaat er eerst een goedkeuringstaak naar de verantwoordelijke.
Legt elke inkomende factuur naast de bestelbon en de levering. Verschillen in prijs of aantal worden meteen gemeld.
Merkt offertes op waar na een aantal dagen nog geen reactie op kwam en maakt een opvolgtaak aan voor de verkoper.
Waarschuwt tijdig voor vervaldata en opzegtermijnen van contracten met klanten, leveranciers of huurders.
Bewaakt keuringen, VCA-attesten, verzekeringsbewijzen van onderaannemers en vervallende vergunningen.
Controleert of elk klant-, personeels- of projectdossier alle verplichte documenten bevat en meldt wat ontbreekt.
Leest een gedeelde mailbox, herkent waar elke mail over gaat, maakt het juiste record of de juiste taak aan en wijst die toe.
Volgt openstaande facturen op en bereidt herinneringen voor, zodat iemand ze enkel nog moet nakijken.
Deelt binnenkomende klachten in een categorie in, bewaakt de opvolgtermijnen en escaleert wanneer een termijn dreigt te verlopen.
Controleert of alles klaarstaat voor een nieuwe medewerker: contract, materiaal, toegang en opleidingen.
Signaleert documenten en gegevens waarvan de bewaartermijn verstreken is.
Bouw verschillende chat-agents, elk met een eigen doel. Je geeft elke agent een rol, een toon en de kennisbronnen die hij mag gebruiken. Hij antwoordt op basis van jouw documenten en data en toont waar het antwoord vandaan komt. En hij ziet alleen wat de gebruiker die de vraag stelt ook mag zien.
“Hoeveel verlofdagen heb ik nog?”, “Wat zegt het arbeidsreglement over thuiswerk?”, “Hoe dien ik een onkostennota in?”
Klanten vragen zelf de status van hun bestelling, dossier of melding op, ook buiten de kantooruren.
“Hoe moet ik een afwijking registreren?” Hij antwoordt rechtstreeks uit je kwaliteitshandboek of je ISO-procedures.
Kent je producten, prijslijsten en referenties en helpt verkopers snel een offerte op te stellen.
Beantwoordt de honderd vragen van een nieuwe collega, zodat die niet steeds een collega moet storen.
Helpt bij wachtwoorden, printers en toegang, en maakt een ticket aan als hij het probleem niet kan oplossen.
“Hoeveel open offertes hebben we deze maand?”, “Welke projecten lopen achter?” Antwoorden uit je eigen cijfers, zonder dat iemand een rapport moet bouwen.
Leveranciers vragen zelf op welke bestellingen openstaan en of hun factuur betaald is.
Voor vastgoed: beantwoordt vragen over het huurcontract, de afrekening of een lopende melding.
Een agent krijgt geen sleutelbos. Hij krijgt een badge. In Offiks.ai is elke agent een gebruiker met eigen rechten. Je geeft hem toegang zoals bij een nieuwe medewerker: alleen tot wat hij nodig heeft voor zijn taak.
De margebewaker ziet offertes en orders, maar geen personeelsdossiers. De verzuimagent ziet ziekmeldingen, maar geen verkoopcijfers.
Per lijst en per dossier bepaal je of een agent mag lezen, aanpassen of aanmaken. Een controle-agent kan alleen leesrechten krijgen en signalen geven.
Een Chat Agent antwoordt alleen met informatie die de vraagsteller zelf mag zien. Collega's zien dus nooit elkaars loon of verlof.
Wat een agent doet, staat op zijn naam. Je ziet welke agent een taak aanmaakte, een veld invulde of een signaal gaf, en wanneer.
Moet een agent een taak niet meer doen, dan pas je zijn rechten aan of zet je hem stil, net zoals bij een medewerker die van functie verandert.
Agents werken binnen jouw Offiks-omgeving, op je eigen documenten en gegevens.
Vertel ons in één zin wat je agent moet doen. Wij tonen je hoe hij er in Offiks.ai uitziet.
Liever eerst praten? Boek een demo van 30 minuten