Qui a déjà commandé deux paires de chaussures de sécurité cette année ? Quelle était encore la taille de Jan ? Et combien a-t-on déjà dépensé ? Le suivi des vêtements de travail se fait souvent dans Excel et dans des boîtes mail — jusqu'à ce que plus personne n'ait de vue d'ensemble. Avec Offiks.ai, chaque collaborateur commence l'année avec le même nombre de points. Il commande lui-même dans la limite de ses points, les RH approuvent, et vous voyez à tout moment qui a commandé quoi et quel budget il reste.
« Ahmed a-t-il déjà reçu une nouvelle veste d'hiver cette année ? Je vais vérifier dans les mails. »
« Quelle était encore la pointure de Sofie ? J'en commande deux, tout simplement. »
« Le budget vêtements de travail est épuisé. En septembre. »
À la pièce, un vêtement de travail ne coûte pas grand-chose. Mais sans vue d'ensemble, on commande en double, on oublie ou on dépense trop — et personne ne peut dire après coup où le budget est passé.
Offiks.ai attribue à chaque collaborateur, en début d'année, le même nombre de points — ou un nombre par fonction, si vous le souhaitez. Chaque article coûte des points : chacun sait à quoi il a droit et plus personne ne doit demander.
Le collaborateur choisit lui-même ses articles et ses tailles, y compris sur son téléphone. Offiks.ai vérifie s'il reste assez de points et soumet la demande aux RH. Un clic pour approuver, et les points sont immédiatement déduits.
Offiks.ai montre qui a commandé quoi, par collaborateur, département ou article, et quelle part du budget est déjà utilisée. Vous choisissez vos alertes : quand le budget est presque épuisé, quand quelqu'un a utilisé tous ses points ou quand une demande reste trop longtemps en attente.
Le gain ne se trouve pas dans la commande elle-même. Il est dans le fait de savoir à tout moment où vous en êtes.
L'historique complet par collaborateur : quels articles, quelles tailles, quand. Fini les commandes en double, et lors d'un départ, vous voyez tout de suite ce qui doit être restitué.
Points et budget évoluent en parallèle, par département et par an. Vous voyez assez tôt si le budget suffira — pas seulement à l'automne.
Demandes en attente, collaborateurs sans commande et départements qui ont presque épuisé leurs points : Offiks.ai prépare tout et prévient les personnes concernées.
Choisissez le département qui utilise le plus de vêtements de travail — souvent l'atelier ou le service technique. Définissez les articles et leurs points, laissez tourner un an et ajustez. Si ça fonctionne là, les autres départements suivront naturellement.
Le nombre de points, les articles et leur valeur en points, c'est vous qui les fixez — par fonction ou identiques pour tous. Offiks.ai gère les demandes, les approbations et la vue d'ensemble ; la manière dont la commande arrive chez votre fournisseur, via un fichier ou une intégration, nous la définissons ensemble.
En une demi-heure, nous vous montrons à quoi ressemblent le système de points, l'approbation et les rapports — avec vos propres articles comme exemple.
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