Une boîte mail partagée comme info@ ou factures@ est difficile à suivre. Qui a traité quoi ? Cette facture est-elle bien arrivée ? Connectez cette boîte mail une seule fois, et chaque e-mail entrant atterrit automatiquement dans une vue d’ensemble — avec les pièces jointes à part, les bonnes personnes prévenues et les données déjà remplies.
« Cet e-mail est resté en plan, parce que chacun pensait qu’un autre s’en occupait. »
« Tu sais encore si ce client a déjà reçu une réponse ? »
« La pièce jointe se trouve quelque part dans un e-mail d’il y a trois semaines. »
Tant que cela reste une boîte de réception, rien ne change. Ce n’est que lorsque chaque e-mail devient une ligne dans une liste que vous pouvez piloter.
Vous indiquez l’adresse de la boîte mail partagée et désignez qui doit suivre : des collègues et des groupes au sein de votre entreprise et, si vous le souhaitez, des externes comme un comptable ou un fournisseur. Offiks.ai veille à ce que les personnes désignées reçoivent la notification et l’accès.
Offiks.ai range les e-mails à un endroit et les pièces jointes à un autre. Ainsi, une facture reste une facture, et non quelque chose de caché dans un e-mail. Les deux emplacements peuvent être nouveaux ou existants — dans un emplacement existant, Offiks.ai ajoute simplement les colonnes comme expéditeur, objet et date.
Vous déterminez une seule fois ce que vous voulez savoir : nom du fournisseur, numéro de facture, montant, date d’échéance. Offiks.ai extrait ces données de chaque e-mail et pièce jointe et les remplit. Une colonne manque encore ? Offiks.ai la crée au moment où vous enregistrez.
Conserver, n’importe quel système sait le faire. L’intérêt, c’est que quelque chose soit déjà rempli avant que vous ne regardiez. Si votre organisation dispose de l’IA, cela se fait pour chaque e-mail et pièce jointe entrants, sans que personne ne doive rien faire.
L’IA regarde les noms de vos colonnes et fait de son mieux. S’il y a une colonne « Montant », elle cherche un montant. Ça marche, mais cela reste de la devinette.
Si vous précisez pour chaque donnée où elle se trouve et à quoi elle ressemble, la précision augmente nettement. C’est la différence entre « généralement juste » et « pouvoir compter dessus ».
Vous pouvez aussi faire de l’e-mail directement un enregistrement : une demande de support qui s’inscrit d’elle-même comme ticket dans votre liste, une facture qui est prête sous forme de dossier. Plus personne ne doit retaper.
Connectez d’abord une seule boîte mail, sans déterminer à l’avance quelles données doivent en sortir. Observez pendant quelques jours ce qui arrive. C’est de ces vrais e-mails que vous déduisez les champs dont vous avez réellement besoin — et c’est presque toujours une meilleure liste que celle que vous imaginez au départ. Vous pouvez simplement ajuster par la suite.
La boîte mail partagée elle-même, vous la créez chez Microsoft, pas chez nous — nous y connectons une boîte existante. Vous n’en avez pas encore ? C’est l’affaire de quelques minutes pour la personne qui gère votre environnement Microsoft. Et le remplissage automatique des données ne fonctionne que si votre organisation dispose de l’IA ; sans IA, vos e-mails et pièces jointes sont bien conservés et partagés, mais vous complétez le reste vous-même.
Citez-nous cette boîte mail où ça coince toujours. En une demi-heure, nous vous montrons à quoi elle ressemble sous forme de liste de travail — avec votre propre type d’e-mails comme exemple.
Réserver une démo