« C'était dans quel dossier, déjà ? »
Cette question vous coûte du temps chaque jour. InVINity a troqué une arborescence de dossiers accumulée pendant vingt ans contre des documents que l'on retrouve d'après ce qu'ils sont — et non d'après l'endroit où ils ont un jour atterri. Dans le cloud, accessibles partout, reliés à Business Central. Et sans la moindre résistance sur le terrain.
Vingt ans de dossiers, ou une seule recherche
La transition vers le stockage dans le cloud a été facilitée, et l'adoption par les collaborateurs s'en est trouvée accélérée. Nous sommes très satisfaits du service et de l'approche.
Emmanuel Van der PerreGeneral Manager, InVINity
InVINity utilise la plateforme sous le nom Ishtar365, devenue récemment Offiks.ai.
Qui est InVINity ?
InVINity est importateur et distributeur de vins du monde et de spiritueux, né en 2018 de la fusion de Vineplus et Wines and More. Ensemble, ces deux maisons apportent plus de vingt ans d'expertise.
Une maison où tradition et innovation se rencontrent, donc — et où l'administration devait grandir au rythme de l'ambition.
Le vrai risque n'était pas technique
InVINity voulait passer au cloud, et a saisi cette migration pour se débarrasser de l'arborescence de dossiers. Au fil des ans, un dossier s'était ajouté à un autre, jusqu'à ce que plus personne ne s'y retrouve.
Mais la principale préoccupation n'était pas technique. Continuer simplement à travailler sur un SharePoint standard aurait suscité trop de résistance sur le terrain — et un système que les gens contournent ne résout rien. De plus, les délégués commerciaux sur la route devaient pouvoir accéder partout à leur documentation.
L'approche : d'abord les métadonnées, ensuite seulement la technique
Avec l'équipe d'InVINity, nous avons défini quelles métadonnées comptent vraiment pour son fonctionnement. Le système n'est venu qu'ensuite. Les documents sont désormais recherchés et filtrés selon ces caractéristiques, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
C'est aussi ce qui explique que cela ait pris : une maintenance simple, une mise en œuvre sans heurts et une interface que les gens adoptent d'eux-mêmes. Les emplacements de stockage multiples et les versions concurrentes appartiennent au passé.
Le lien qui fait la différence
L'intégration avec Microsoft Dynamics 365 Business Central relie directement les données clients et fournisseurs aux documents. Un contrat est rattaché au bon fournisseur, une facture au bon client — sans que personne ne doive l'y glisser.
La ressaisie manuelle disparaît, et toutes les informations utiles sont à portée de main. InVINity peut ainsi se consacrer à ce qui compte : livrer des vins et des spiritueux d'exception.
Sur la route aussi
« Nos collaborateurs ont désormais accès à leur documentation à tout moment et de partout — très simple pour nos délégués commerciaux sur la route. »
Trois choses qu'InVINity constate aujourd'hui
Plus d'arborescence de dossiers
Les documents se retrouvent d'après ce qu'ils sont, pas d'après l'endroit où ils ont un jour été enregistrés. Fini les moments « c'était dans quel dossier, déjà ».
Partout la même source
Délégués commerciaux, bureau et direction travaillent avec la même documentation, la bonne. Une seule source, quels que soient l'appareil ou le lieu.
Adopté sans forcer
Grâce à l'interface intuitive et à des métadonnées qui sont les leurs, les collaborateurs ont suivi sans difficulté. Pas de résistance, pas de fichiers fantômes dans OneDrive.
Des documents trouvables. Une journée de travail accélérée.
Cette arborescence de dossiers vous dit quelque chose ? En une demi-heure, nous vous montrons ce que cela donne pour votre organisation — avec vos propres documents en exemple.
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