Les RH reçoivent de tout, chaque jour : un nouveau numéro de compte, un certificat médical, une attestation, du feedback et un nouveau collègue. Dans ce film, vous voyez comment Sarah traverse sa journée avec un agent RH qui travaille à ses côtés : l'agent prépare tout, Sarah décide.
« Mon numéro de compte a changé, tu peux l'adapter ? »
« J'ai déposé mon certificat médical sur ton bureau. »
« C'est laquelle, finalement, la dernière version du feedback ? »
Aux RH, tout arrive par e-mail, sur papier, dans des documents épars et dans le couloir. Ce qu'il faut faire se trouve dans un Excel ou dans la tête de quelqu'un. Celui qui a besoin de quelque chose doit d'abord chercher.
Sofie dicte son nouveau numéro de compte à l'agent RH. L'agent vérifie le numéro et prépare la modification ; les RH approuvent et la fiche du personnel est aussitôt mise à jour. David, qui est malade, charge une photo de son certificat médical : l'absence figure dans le planning et son responsable est au courant.
Le centre de formation envoie par e-mail une attestation de secourisme. L'agent en extrait les données, l'inscrit dans le registre des formations avec la date d'échéance et planifie lui-même un rappel pour le recyclage. Plus aucune attestation n'expire sans qu'on le remarque.
L'agent met côte à côte le feedback du responsable et celui du collaborateur, pour préparer l'entretien, et tout reste confidentiel. Une seule phrase à l'agent suffit pour lancer l'onboarding d'un nouveau collègue, avec des tâches pour les RH, l'IT et l'office.
Vous définissez vous-même ce que fait l'agent RH et ce qui reste toujours aux RH. Moins de temps pour la paperasse, plus de temps pour les personnes.
Ils le demandent simplement à l'agent, avec leurs propres mots, par texte, par la voix ou avec une photo, et reçoivent aussitôt une confirmation.
Tout est prêt à être approuvé. Rien ne reste en souffrance, et chaque document se trouve dans le bon dossier du personnel.
Ils sont avertis en cas d'absence et reçoivent une préparation pour chaque entretien de feedback, en toute confidentialité.
Commencez par la demande que vous recevez le plus souvent, par exemple les certificats médicaux ou les modifications de données personnelles. C'est là que vous gagnez le plus vite du temps ; ensuite, vous élargissez pas à pas.
Les modifications des données salariales sont toujours approuvées par les RH. La transmission à votre secrétariat social ou à votre logiciel de paie reste aujourd'hui une étape distincte. Les règles de l'agent RH, nous les définissons avec vous.
Nous vous montrons en une demi-heure à quoi ressemblent vos demandes, documents et dossiers RH dans Offiks.ai, avec vos propres exemples.
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