Chaque mois, le même travail de bénédictin : rassembler les jours à vélo par mail ou dans Excel, rechercher les kilomètres, calculer, vérifier et transmettre au traitement des salaires. Avec Offiks.ai, le système connaît la distance domicile-travail de chaque collaborateur. Celui-ci encode ses jours à vélo à la fin du mois — et le rapport pour le traitement des salaires est prêt.
« Je peux encore avoir tes jours à vélo du mois dernier ? Le traitement des salaires attend. »
« C'était combien de kilomètres encore pour Sofie ? Elle a déménagé, non ? »
« Vingt mails, trois listes Excel et une faute de frappe que personne ne remarque. »
L'indemnité en soi est simple. Le travail, c'est de rassembler, recalculer et transmettre — et chaque mois, un nouveau risque d'erreur dans le salaire.
Offiks.ai conserve pour chaque collaborateur la distance domicile-travail, ainsi que le régime qui s'applique à lui. Si quelqu'un déménage, les RH l'adaptent une seule fois — ensuite, Offiks.ai calcule avec la bonne distance.
À la fin du mois, Offiks.ai envoie un rappel à chaque cycliste. Il indique combien de jours il est venu à vélo — sur l'ordinateur ou simplement sur son téléphone. Pas de mail, pas d'Excel.
Offiks.ai calcule par collaborateur les jours à vélo, les kilomètres et l'indemnité, et rassemble tout dans une seule vue d'ensemble. Les RH approuvent, et le rapport peut partir immédiatement vers le traitement des salaires ou le secrétariat social.
Le gain ne se trouve pas dans le calcul. Il est dans le fait que plus personne ne doit courir après les jours à vélo.
Offiks.ai envoie le rappel et les collaborateurs encodent eux-mêmes leurs jours. Les RH ne doivent plus envoyer de mails, téléphoner ou attendre que tout le monde ait répondu.
La distance et le régime sont fixés par collaborateur ; Offiks.ai calcule. Pas de chiffres inversés, pas de kilomètres périmés, pas de corrections après coup.
Une vue d'ensemble par mois, par collaborateur et par département — prête à être transmise, et facile à retrouver plus tard si quelqu'un a une question sur sa fiche de paie.
Encodez une seule fois les distances domicile-travail de vos cyclistes dans le système et comparez le premier mois avec ce que vous calculiez vous-même auparavant. Si la vue d'ensemble est correcte, vous basculez — sans risque pour les fiches de paie.
Offiks.ai calcule selon le régime que vous définissez : le montant par kilomètre et les éventuels plafonds, c'est vous qui les fixez, selon votre CCT sectorielle ou votre politique d'entreprise. La manière dont le rapport arrive chez votre secrétariat social — sous forme de fichier ou via une intégration — nous la définissons ensemble.
En une demi-heure, nous vous montrons à quoi ressemblent l'enregistrement et le rapport — avec votre propre régime comme exemple.
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