Tout se trouve déjà dans ce document : le fournisseur, le montant, la date, le type de document. Et pourtant, quelqu’un le retape encore dans le système. Laissez l’IA en extraire les données et remplir les champs — avec la source à l’appui, pour tout vérifier d’un coup d’œil.
« Le fournisseur figure sur la facture. Et ensuite encore une fois dans le système. »
« Chercher par type de document ? Seulement si quelqu’un l’a indiqué à l’époque. »
« L’information y est, mais les champs sont restés vides. »
Les caractéristiques font la différence entre un document que vous conservez et un document que vous retrouvez. Seulement voilà : les remplir est un travail que personne n’aime faire — et donc, il reste en plan.
Par type de document, vous définissez une seule fois une liste de champs : fournisseur, montant, date d’échéance, type de document, confidentiel ou non. Les listes de choix que vous avez déjà — un type de document avec des dizaines de valeurs, par exemple — sont simplement réutilisées : Offiks.ai choisit dans votre liste et n’invente rien.
Offiks.ai parcourt le document — ou seulement les premières pages, si tout s’y trouve toujours — et remplit chaque champ. Pour chaque proposition, il montre le passage sur lequel il se base. Vous ne devez donc pas le croire sur parole ; vous pouvez vérifier.
Rien n’est écrit dans le document tant que personne n’a donné son accord. Champ par champ, vous cochez ce qui peut rester ; ce que vous ne cochez pas ne change pas. Offiks.ai fait le travail, la décision reste la vôtre.
N’importe quel système peut conserver un document. L’intérêt, c’est que les caractéristiques soient déjà remplies avant que vous n’ouvriez le document.
Quand chaque document porte ses caractéristiques, vous cherchez sur ce qu’il est : tous les rapports de contrôle de l’an dernier, tous les contrats d’un même fournisseur. Fini de parcourir les dossiers.
Chaque proposition est accompagnée du passage du document. Un doute sur un montant ? Vous voyez tout de suite où il figure — au lieu de feuilleter tout le document.
Un montant qui vient du document lui-même est le même montant. Pas de chiffre inversé, pas de nom mal orthographié, pas de champ oublié parce que la journée était chargée.
Précisez pour chaque champ où il se trouve en général et à quoi il ressemble : « la date d’échéance est en haut à droite », « le numéro de client commence toujours par K ». Cela vous coûte une demi-heure, une seule fois, et fait la différence entre « généralement juste » et « pouvoir compter dessus ». Commencez d’ailleurs par un seul type de document — cette pile-là, celle qui arrive le plus souvent.
L’extraction ne fonctionne que si l’IA est activée pour votre organisation, et chaque document extrait consomme une petite part de votre crédit IA — vous savez donc à l’avance où se situe le coût. Et aussi bien qu’elle lise : pour les documents qui pèsent lourd sur le plan juridique ou financier, ce clic humain reste délibérément dans la boucle.
Envoyez-nous un exemple de cette pile. En une demi-heure, nous vous montrons ce que l’IA en extrait — avec votre propre document à l’écran.
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