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Pour chaque bien, sept à dix délais légaux et contractuels courent en même temps : le certificat PEB, le contrôle de l'installation électrique, l'attestation amiante, les contrôles périodiques des installations, l'échéance de l'assurance et les délais d'indexation et de préavis du bail. Chacun avec son propre rythme. Celui qui les surveille dans Excel n'est qu'à une période de congé d'une échéance manquée.
| Quoi | Rythme (indicatif) |
|---|---|
| Certificat PEB (résidentiel) | valable 10 ans |
| Contrôle de l'installation électrique (habitation) | 25 ans, ou en cas de vente/modification |
| Attestation amiante | requise en cas de vente ; validité limitée |
| Contrôles d'ascenseur, de gaz et de citerne | périodiques, par installation |
| Police globale de l'immeuble / assurance incendie | échéance annuelle |
| Indexation du loyer | annuelle, à la date anniversaire du bail |
| Délais de préavis et de reconduction | par contrat |
| AG et mandat du syndic (copropriété) | annuel / par période de mandat |
Les délais varient selon la Région et la situation — vérifiez la réglementation en vigueur pour vos biens. Cette check-list est un outil de travail, pas un avis juridique.
Non pas parce qu'Excel est mauvais, mais parce que la liste vit chez une seule personne. La date d'échéance n'y figure que si quelqu'un la recopie depuis l'attestation, la colonne est aussi à jour que la dernière mise à jour, et le fichier ne répond jamais à la question « quelle attestation va avec ceci ? ». Toutes les agences connaissent la suite : l'attestation existe, mais la recherche ne commence que lorsque quelqu'un la demande.
L'ordre compte : d'abord le socle documentaire, ensuite la surveillance. Si chaque attestation est reconnue dès son upload et taguée avec le bien et la date d'échéance (c'est l'IA générative qui s'en charge, un humain approuve), la liste de suivi existe tout simplement — un filtre sur tous les documents dont une date tombe dans les 90 prochains jours. Un agent y associe des tâches et des rappels : replanifier un contrôle, préparer la lettre d'indexation, revoir la police. Le résultat, documenté chez nos clients : 75 % de temps administratif en moins sur ce type de workflows de suivi. Vous approuvez. Le reste se fait tout seul.