Créez vos propres agents IA dans Offiks.ai, sans code. Les Work Agents exécutent des tâches selon votre procédure. Les Chat Agents répondent aux questions. Chaque agent reçoit exactement les droits d'un collègue dans ce rôle, pas plus.
Vous décrivez la tâche en langage courant. L'agent suit votre procédure, et les exceptions vont à la bonne personne.
C'est vous qui décidez de ce qu'il fait. Vous décrivez en langage courant la tâche et la procédure qu'il suit. Ensuite, vous lui donnez des droits, comme à un nouveau collaborateur : quelles listes et quels dossiers il peut lire, ce qu'il peut modifier et qui il peut avertir. Il entre en action à un moment fixe, ou dès que quelque chose se passe : un nouvel enregistrement, un e-mail entrant ou un changement de statut.
« Vérifie chaque vendredi si… » En langage courant, comme vous l'expliqueriez à un collègue.
Il ne voit que ce dont il a besoin, comme une personne dans ce rôle.
Il crée des tâches, envoie des signaux et remplit des champs. Les exceptions vont à la bonne personne.
Vérifie que tout est assuré selon la procédure : les checklists sont-elles remplies, les signatures sont-elles aposées et les documents obligatoires sont-ils dans le dossier ?
Garde un œil sur les absences pour maladie. Il signale un certificat médical manquant, des absences courtes fréquentes ou un entretien de retour qui doit encore être planifié.
Vérifie si les offres et les commandes atteignent la marge minimale convenue. Si une marge passe sous la norme, une tâche d'approbation part d'abord vers le responsable.
Compare chaque facture entrante au bon de commande et à la livraison. Les écarts de prix ou de quantité sont signalés immédiatement.
Repère les offres restées sans réponse après quelques jours et crée une tâche de suivi pour le commercial.
Avertit à temps des dates d'échéance et des délais de préavis des contrats avec les clients, fournisseurs ou locataires.
Surveille les contrôles, les attestations VCA, les preuves d'assurance des sous-traitants et les permis qui arrivent à échéance.
Vérifie si chaque dossier client, du personnel ou de projet contient tous les documents obligatoires et signale ce qui manque.
Lit une boîte mail partagée, reconnaît le sujet de chaque e-mail, crée le bon enregistrement ou la bonne tâche et l'attribue.
Suit les factures impayées et prépare les rappels, pour qu'il ne reste plus qu'à les vérifier.
Classe les réclamations entrantes par catégorie, surveille les délais de suivi et fait remonter quand un délai risque d'expirer.
Vérifie que tout est prêt pour un nouveau collaborateur : contrat, matériel, accès et formations.
Signale les documents et données dont la durée de conservation est dépassée.
Créez plusieurs chat agents, chacun avec son propre objectif. Vous donnez à chaque agent un rôle, un ton et les sources de connaissances qu'il peut utiliser. Il répond sur la base de vos documents et de vos données et montre d'où vient la réponse. Et il ne voit que ce que la personne qui pose la question a le droit de voir.
« Combien de jours de congé me reste-t-il ? », « Que dit le règlement de travail sur le télétravail ? », « Comment introduire une note de frais ? »
Vos clients consultent eux-mêmes le statut de leur commande, de leur dossier ou de leur signalement, même en dehors des heures de bureau.
« Comment enregistrer une non-conformité ? » Il répond directement à partir de votre manuel qualité ou de vos procédures ISO.
Connaît vos produits, vos listes de prix et vos références et aide les commerciaux à rédiger rapidement une offre.
Répond aux cent questions d'un nouveau collègue, pour qu'il ne doive pas sans cesse déranger quelqu'un.
Aide pour les mots de passe, les imprimantes et les accès, et crée un ticket s'il ne peut pas résoudre le problème.
« Combien d'offres ouvertes avons-nous ce mois-ci ? », « Quels projets sont en retard ? » Des réponses tirées de vos propres chiffres, sans que personne ne doive construire un rapport.
Les fournisseurs consultent eux-mêmes les commandes en cours et si leur facture a été payée.
Pour l'immobilier : répond aux questions sur le bail, le décompte de charges ou un signalement en cours.
Un agent ne reçoit pas un trousseau de clés. Il reçoit un badge. Dans Offiks.ai, chaque agent est un utilisateur avec ses propres droits. Vous lui donnez accès comme à un nouveau collaborateur : uniquement à ce dont il a besoin pour sa tâche.
Le gardien des marges voit les offres et les commandes, mais pas les dossiers du personnel. L'agent absences voit les absences pour maladie, mais pas les chiffres de vente.
Par liste et par dossier, vous décidez si un agent peut lire, modifier ou créer. Un agent de contrôle peut recevoir uniquement des droits de lecture et envoyer des signaux.
Un Chat Agent ne répond qu'avec des informations que la personne qui pose la question a elle-même le droit de voir. Les collègues ne voient donc jamais le salaire ou les congés des autres.
Ce que fait un agent est enregistré à son nom. Vous voyez quel agent a créé une tâche, rempli un champ ou envoyé un signal, et quand.
Si un agent ne doit plus effectuer une tâche, vous adaptez ses droits ou vous le mettez en pause, comme pour un collaborateur qui change de fonction.
Les agents travaillent dans votre environnement Offiks, sur vos propres documents et données.
Dites-nous en une phrase ce que votre agent doit faire. Nous vous montrons à quoi il ressemble dans Offiks.ai.
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