Elk jaar opnieuw: formulieren mailen, herinneringen sturen en bijhouden wie al klaar is. In deze film vraagt Sarah van HR het gewoon aan de HR-agent. Leidinggevende en medewerker krijgen op het juiste moment een melding, en alles komt vanzelf bij HR terecht.
“Heb jij het formulier van Nina al ontvangen?”
“Welke versie is nu de juiste: v3 of v3_DEF?”
“Ik stuur nog één herinnering naar alle leidinggevenden.”
Feedbackgesprekken lopen via een Excel-lijst, Word-formulieren in mappen en een stapel herinneringsmails. HR weet pas wie klaar is als iemand het laat weten, en op het einde is het zoeken welke versie in het dossier moet.
Sarah vraagt de HR-agent om de feedbackgesprekken klaar te zetten voor de leidinggevenden en werknemers. De agent maakt voor elke medewerker een gesprek aan, met de juiste leidinggevende, en verwittigt meteen de leidinggevenden.
Victor, de leidinggevende, bereidt het gesprek voor. Daarna krijgt Nina een melding om haar kant aan te vullen, en tot slot krijgen ze samen de vraag om het gesprek te voeren. Elke stap opent pas als de vorige klaar is: niemand hoeft nog herinneringen te sturen.
Na het gesprek keuren werknemer en leidinggevende het verslag goed en komt alles bij HR. Sarah keurt goed: het gesprek zit in het personeelsdossier en kan niet meer gewijzigd worden. Op het overzicht ziet ze in één oogopslag waar elk gesprek staat.
Je legt zelf vast welke stappen er zijn, wie wanneer een melding krijgt en wie wat mag zien. Zo gaat de tijd naar het gesprek, niet naar de opvolging.
Ze krijgen een melding als het hun beurt is, vullen hun kant aan en keuren het verslag goed. Geen formulieren meer heen en weer.
Eén vraag zet alle gesprekken klaar. Op het overzicht zie je wie nog aan de beurt is, en elk afgerond gesprek zit in het juiste personeelsdossier.
Ze krijgen op tijd de vraag om het gesprek voor te bereiden en zien enkel de gesprekken van hun eigen team, vertrouwelijk.
Neem het formulier dat je vandaag gebruikt als vertrekpunt. De velden, stappen en goedkeuringsrondes stellen we samen met jou in, zodat het past bij hoe jullie de gesprekken voeren.
Het gesprek zelf voeren leidinggevende en medewerker nog altijd samen: de agent organiseert en volgt op. Wie wat mag zien en wanneer een gesprek vergrendeld wordt, leg je zelf vast.
We tonen in een half uur hoe jullie feedbackgesprekken eruitzien in Offiks.ai, met jullie eigen formulier.
Boek een demo