Welke attesten van mijn techniekers en installaties moet ik opvolgen, en hoe vergeet ik er geen?

Volg twee lijsten: attesten per technieker (VCA, bevoegdheden, erkenningen) en keuringen per installatie. Een agent leest elke vervaldatum uit het attest en verwittigt op tijd; jij keurt goed.

Gepubliceerd op 12 november 2026

In een installatiebedrijf lopen twee soorten termijnen door elkaar. Die van je mensen: een VCA-attest, een erkenning, een interne opleiding. En die van je installaties: herkeuringen, onderhoud, garanties. Vandaag staan ze in een Excel, op een planbord of in het hoofd van één collega. Tot die collega met verlof is.

Welke vervaldata lopen er in een installatiebedrijf?

Meer dan op één lijst past. De checklist hieronder splitst ze in wat aan een technieker hangt en wat aan een installatie hangt.

Termijnen verschillen per gewest, per type installatie en per situatie. Controleer de actuele regelgeving. De checklist is een werkinstrument, geen juridisch advies.

Waarom loopt het mis in Excel?

Een Excel-lijst is zo actueel als de laatste keer dat iemand ze bijwerkte. De vervaldatum staat er pas in als iemand ze overtypt uit het attest. En de lijst beantwoordt nooit de vraag die de klant of de preventieadviseur stelt: toon me het attest. Dat zit in een mailbox, in een map of op de gsm van de technieker.

Vertrekt een technieker, dan wordt het erger. Zijn attesten en de historiek van zijn installaties gaan mee, als niemand ze vastlegde.

Een gemiste termijn is geen administratief detail. Een technieker met een verlopen attest komt soms de werf van de klant niet op. Een installatie zonder geldige keuring is een risico voor wie ze gebruikt.

Hoe bewaakt een agent die vervaldata?

Zo loopt het voor een VCA-attest, in je eigen Microsoft 365:

1. Agent: nieuw attest opgeladen als foto of pdf → herkent technieker, type attest en vervaldatum, legt het in zijn dossier
2. Mens: office manager kijkt het na en keurt goed met één klik in Teams
3. Agent: zet de vervaldatum op de bewakingslijst van die technieker
4. Agent: ruim voor de vervaldatum: seintje aan wie de opleidingen plant, met het attest erbij

De agent beslist niets. Hij leest het attest, zet de datum op de juiste lijst en stuurt het seintje. Wie de opleiding inplant of de herkeuring vastlegt, blijft een mens.

Voor een herkeuring is het dezelfde flow. Alleen hangt het attest dan aan de installatie, en gaat het seintje naar de planning. Jij keurt goed. Zij doen de rest.

Wat heeft een werkbon met je attesten te maken?

Meer dan je denkt. De werkbon is het bewijs dat een keuring of een onderhoud gebeurde. Wie hem overtypt, moet ook de volgende termijn overtypen. Of vergeet hem.

Met Offiks.ai leest een agent de werkbon uit: op papier als foto, als pdf of als formulier. Hij herkent klant, installatie, uitgevoerde werken en uren. Iemand van kantoor keurt goed. Daarna hangt de werkbon aan de juiste installatie, staan de uren klaar voor de facturatie en staat de volgende herkeuring op de lijst. Eén document, drie taken, en niemand typt over.

Waar begin je met de attesten?

Met de lijst die je vandaag het meest zorgen baart. Voor veel installatiebedrijven zijn dat de herkeuringen of de VCA-attesten. Eén lijst, één workflow, en dan de volgende. Laad de attesten op die je vandaag hebt, ook de foto's op de gsm van je techniekers. De bewakingslijst bouwt zichzelf op, en vanaf dan zie je wat de komende maanden vervalt.

„Eén centrale plek, één bron van waarheid. Dit platform is onze groeimotor." — Robby Baeyens, General Manager, Inbraakveilig

Bouw je ook werven op? Lees hoe het werfdossier zichzelf bijhoudt, van offerte tot oplevering. Alles voor installatiebedrijven staat op Offiks.ai voor installatie.

Doe de AI-scan voor bouw en installatie →
12 vragen, drie minuten. Je ziet je score en je eerste drie workflows meteen nadat je je gegevens hebt ingevuld.

Veelgestelde vragen

Welke attesten horen in het dossier van een technieker?

Het VCA-attest, de BA4- of BA5-bevoegdverklaring, erkenningen voor brandstof-, gas- of koeltechniek en interne attesten zoals hoogwerker of heftruck. Elk attest staat in het dossier van die technieker, met een vervaldatum waar het attest er een heeft.

Wat gebeurt er met de attesten als een technieker vertrekt?

Zijn attesten, werkbonnen en de historiek van zijn installaties blijven in het dossier. Wie het overneemt, ziet meteen wat er loopt en wat binnenkort vervalt.

Kan een agent een papieren werkbon lezen?

Ja, als foto, als pdf of als formulier: de agent leest klant, installatie, uitgevoerde werken en uren uit. Iemand van kantoor keurt goed voor de gegevens naar de planning en de facturatie gaan.

Hoe lang op voorhand krijg ik een seintje?

Dat kies je per soort attest, bijvoorbeeld drie maanden voor een herkeuring en zes maanden voor een VCA-attest. Het seintje komt in Teams bij wie het moet opvolgen, met het attest erbij.