Een gedeelde mailbox als info@ of facturen@ is lastig op te volgen. Wie heeft wat behandeld? Is die factuur nu binnen? Koppel die mailbox één keer, en elke mail die binnenkomt belandt vanzelf in een overzicht — met de bijlagen apart, de juiste mensen verwittigd, en de gegevens al ingevuld.
“Die mail is blijven liggen, want iedereen dacht dat een ander hem deed.”
“Weet jij nog of die klant al antwoord heeft gekregen?”
“De bijlage zit ergens in een mail van drie weken geleden.”
Zolang het een inbox blijft, blijft dat zo. Pas als elke mail een regel in een lijst wordt, kan je erop sturen.
Je geeft het adres van de gedeelde mailbox op en duidt aan wie mee moet volgen: collega’s en groepen binnen je bedrijf, en desgewenst ook externen zoals een boekhouder of een leverancier. Offiks.ai zorgt dat wie je aanduidt de melding én de toegang krijgt.
Offiks.ai zet de mails op de ene plek en de bijlagen op de andere. Zo blijft een factuur een factuur, en niet iets dat verstopt zit in een mail. Beide mogen nieuw zijn of bestaand — bij een bestaande voegt Offiks.ai de kolommen als afzender, onderwerp en datum er gewoon aan toe.
Jij bepaalt één keer wat je wil weten: leveranciersnaam, factuurnummer, bedrag, vervaldatum. Offiks.ai haalt die gegevens uit elke mail en bijlage en vult ze in. Ontbreekt zo’n kolom nog, dan maakt Offiks.ai die aan op het moment dat je bewaart.
Bewaren kan elk systeem. Het nut zit erin dat er al iets is ingevuld voor jij kijkt. Heeft je organisatie AI, dan gebeurt dat bij elke binnenkomende mail en bijlage, zonder dat iemand er iets voor moet doen.
De AI kijkt naar de namen van je kolommen en doet haar best. Staat er een kolom “Bedrag”, dan zoekt ze een bedrag. Werkt, maar blijft giswerk.
Vertel je er per gegeven bij waar het staat en hoe het eruitziet, dan wordt het merkbaar nauwkeuriger. Dat is het verschil tussen “meestal juist” en “erop kunnen rekenen”.
Je kan de mail ook meteen een record laten worden: een supportvraag die zichzelf als ticket in je lijst zet, een factuur die als dossier klaarstaat. Niemand hoeft nog over te typen.
Koppel eerst één mailbox, zonder op voorhand te bepalen welke gegevens eruit moeten. Kijk een paar dagen wat er binnenkomt. Uit die echte mails leid je af welke velden je werkelijk nodig hebt — en dat is bijna altijd een beter lijstje dan wat je vooraf bedenkt. Bijsturen kan achteraf gewoon.
De gedeelde mailbox zelf maak je aan in Microsoft, niet bij ons — wij koppelen er een bestaande aan. Heb je die nog niet, dan is dat een kwestie van minuten voor wie je Microsoft-omgeving beheert. En het automatisch invullen van gegevens werkt alleen als je organisatie AI heeft; zonder AI worden je mails en bijlagen wel netjes bewaard en gedeeld, maar vul je de rest zelf aan.
Noem ons die ene mailbox waar het altijd misloopt. We tonen in een half uur hoe die er als werklijst uitziet — met je eigen soort mails als voorbeeld.
Boek een demo