Je documenten staan nu op een oude netwerkschijf, in Google Drive, SharePoint, Wiki, ... . Wij halen ze op, zetten ze op de juiste plaats, en tellen achteraf na of alles er is. Je ziet het volledige plan vóór er iets beweegt.
Er staan vier versies van hetzelfde contract, en niemand weet nog welke de juiste is.
De helft staat op de netwerkschijf, de rest in mailboxen en op laptops.
Verhuizen is eng: als er iets verdwijnt, merk je dat pas maanden later.
Die laatste is de echte reden waarom het blijft liggen. Daar hebben we dit voor gebouwd.
Offiks.ai maakt een inventaris: hoeveel documenten, hoe oud, wat staat er dubbel, wie heeft waar toegang. Daarbij wordt géén inhoud gelezen — alleen namen, datums, groottes en rechten. Je krijgt een rapport dat toont wat er ligt.
Offiks.ai stelt voor welk document naar welke plek gaat, en met welke kenmerken erbij. Dat plan draait eerst leeg: je ziet per document waar het zou belanden, zonder dat er iets verplaatst wordt. Pas als jij tekent, gebeurt er iets.
Eerst de structuur en de toegangsrechten, opnieuw met een proefronde vooraf. Daarna verhuist Offiks.ai de documenten zelf, in porties. Bij elk document blijft bewaard waar het vandaan kwam, zodat je altijd kan terugzoeken.
Aan het eind telt Offiks.ai na: zoveel vertrokken, zoveel aangekomen. Staat er nog één document open of mislukt, dan is het antwoord niet “klaar”. Fouten worden niet weggemiddeld — ze houden de aftekening tegen tot ze opgelost zijn.
Ja. Dit is geen weekend waarin alles platligt. Tijdens de verhuis werkt iedereen gewoon door op de oude plek. Wat ondertussen verandert, houden we bij. Op het moment van de omschakeling halen we alleen die wijzigingen nog op — een kwestie van minuten, geen uren.
Dan pikken we op waar het stokte. Van elk document houden we apart bij hoe ver het staat, dus een onderbroken verhuis begint niet opnieuw en levert nooit iets twee keer. Wat mislukt is, blijft zichtbaar staan tot het opgelost is.
De analyse draait op de machine van onze consultant, niet in een cloud. Er vertrekt niets behalve de documenten die volgens jouw goedgekeurde plan verhuizen. De werklijst met jouw bestandsnamen wordt na afloop gewist.
Oude versies kunnen mee, in de juiste volgorde, als je dat wil — standaard verhuist alleen de laatste. Toegangsrechten lezen we uit en vertalen we mee. Waar het systeem twijfelt, beslist een mens: bestaande rechten worden nooit zomaar overschreven.
De klassieke gedeelde schijf met jaren geschiedenis. We lezen de mappen en de toegangsrechten uit zoals ze zijn.
Hier gaat het snelst. Microsoft geeft ons een vingerafdruk per bestand, waardoor we dubbels kunnen tellen zonder de bestanden zelf te openen. Ook geschrapte documenten komen netjes mee in de telling.
Voor bijlagen in een wiki. Labels uit Confluence gebruiken we als startpunt voor kenmerken — maar nooit automatisch: jij beslist welke erin gaan.
De eerste stap is een inventaris van je huidige documenten. Die levert een rapport op dat je ook zonder ons kan gebruiken: hoeveel documenten, hoe oud, hoeveel dubbel, en wat een verhuis in de weg zou staan. Daarna beslis je zelf of je verder gaat.
Vraag een inventaris aan