Alles staat al in dat document: de leverancier, het bedrag, de datum, het soort document. En toch tikt iemand het daarna nog eens over in het systeem. Laat de AI het eruit halen en de velden invullen — met de vindplaats erbij, zodat je het in één oogopslag kan nakijken.
“De leverancier staat op de factuur. En daarna nog eens in het systeem.”
“Zoeken op documenttype? Alleen als iemand dat toen heeft aangeduid.”
“Het staat er wel in, maar de velden zijn leeg gebleven.”
Kenmerken zijn het verschil tussen een document dat je bewaart en een document dat je terugvindt. Alleen: ze invullen is werk dat niemand graag doet — en dus blijft het liggen.
Per soort document leg je één keer een lijstje velden vast: leverancier, bedrag, vervaldatum, documenttype, vertrouwelijk of niet. Keuzelijsten die je al hebt — een documenttype met tientallen waarden bijvoorbeeld — worden gewoon hergebruikt, zodat Offiks.ai kiest uit jouw lijst en niet zelf iets verzint.
Offiks.ai loopt het document door — of enkel de eerste pagina's, als daar altijd alles op staat — en vult elk veld in. Bij elk voorstel toont het de passage waarop het zich baseert. Je hoeft het dus niet blind te geloven; je kan het nakijken.
Er wordt niets naar het document geschreven voor iemand akkoord gaat. Per veld vink je aan wat mag blijven; wat je niet aanvinkt, verandert niet. Offiks.ai doet het werk, de beslissing blijft bij jou.
Elk systeem kan een document bewaren. Het nut zit erin dat de kenmerken al ingevuld zijn voor jij het document opent.
Als elk document zijn kenmerken draagt, zoek je op wat het is: alle keuringsverslagen van vorig jaar, alle contracten van één leverancier. Geen mappen meer afgaan.
Elk voorstel komt met de passage uit het document erbij. Twijfel je aan een bedrag, dan zie je meteen waar het staat — in plaats van het hele document door te bladeren.
Een bedrag dat uit het document zelf komt, is hetzelfde bedrag. Geen cijfer omgedraaid, geen naam verkeerd gespeld, geen veld vergeten omdat het druk was.
Zet er per veld bij waar het doorgaans staat en hoe het eruitziet: “de vervaldatum staat rechtsboven”, “het klantnummer begint altijd met K”. Dat kost je één keer een half uur en is het verschil tussen “meestal juist” en “erop kunnen rekenen”. Begin trouwens met één documentsoort — die éne stapel die het vaakst binnenkomt.
Uitlezen werkt alleen als AI aanstaat voor je organisatie, en elk uitgelezen document verbruikt een stukje van je AI-tegoed — je weet dus vooraf waar de kost zit. En hoe goed ze ook leest: bij documenten die juridisch of financieel zwaar wegen blijft die ene klik van een mens er bewust tussen zitten.
Stuur ons één voorbeeld van die stapel. We tonen in een half uur wat de AI eruit haalt — met jouw eigen document op het scherm.
Boek een demo